Bericht erstellen

So legen Sie in der Verwaltung der Berichte einen neuen Bericht an und bestimmen, welche Daten er auswertet.

Bericht anlegen

1. Wählen Sie in der Verwaltung der Berichte "Neuer Bericht" aus.

2. Benennen Sie Ihren Bericht und legen Sie bei Bedarf ein Symbol fest.

3. Wählen Sie eine Vorlage aus. Zur Auswahl stehen "Aufgaben", "Aufgaben nach Benutzer" und "Aufgaben nach Benutzergruppen".

4. Wählen Sie unter Berechtigungen aus, wer den Bericht einsehen darf: Öffentlich, bestimmte Benutzergruppen oder einzelne Benutzer.

5. Nehmen Sie die Konfiguration vor (siehe unten).

6. Klicken Sie auf "Speichern", um den Bericht anzulegen.

Konfiguration

In der Konfiguration legen Sie fest, welche Daten der Bericht auswertet. Der Bericht besteht aus einzelnen Bereichen, die Sie über die Schaltflächen am oberen Rand hinzufügen und über das "X" am rechten Rand wieder entfernen.

Folgende Bereiche stehen zur Verfügung:

• Zeitraum: der Zeitraum, den Sie auswerten möchten.

• Benutzergruppen: die Benutzergruppen, die ausgewertet werden.

• Benutzer: einzelne Benutzer, die ausgewertet werden.

• Aufgabenvorlage: die Aufgabenvorlagen, die in die Auswertung einfließen.

• Aufgabenliste: Auswertung anhand bestimmter Aufgabenlisten.

• Aufgabenzuweisungen: Auswertung anhand bestimmter Zuweisungen.

• Aufgabenstatus: Einschränkung auf bestimmte Status.

Die Schaltflächen zeigen dabei immer nur die Bereiche, die im Bericht noch nicht verwendet werden. Der Bereich Einstellungen ist immer vorhanden und lässt sich nicht entfernen.

Am Ende jedes Bereichs finden Sie die Option "Der Benutzer hat im Bericht keine Möglichkeit diese Werte anzupassen". Setzen Sie hier den Haken, wird Ihre Auswahl festgeschrieben: Der Anwender kann sie beim Konfigurieren des Berichts nicht mehr ändern.

Zeitraum

Startdatum und Enddatum legen Sie unabhängig voneinander fest. Für beide stehen zwei Varianten zur Wahl:

• Statisch: ein fester Zeitpunkt, den Sie eintragen oder über das Kalender-Symbol auswählen. Über das "X" leeren Sie das Feld wieder.

• Berechnet: ein Zeitpunkt, der bei jedem Aufruf des Berichts neu ermittelt wird. Damit bleibt ein Bericht dauerhaft aktuell, ohne dass Sie das Datum anpassen müssen.

Berechnetes Datum einstellen

Für ein berechnetes Datum wählen Sie eine von drei Berechnungsarten aus:

1. Ausgehend von "Jetzt": Jetzt + [Anzahl] [Einheit]

2. Ausgehend von einem Tag zu einer Uhrzeit: [Gestern | Heute | Morgen] um [Uhrzeit] + [Anzahl] [Einheit]

3. Ausgehend von einer Position innerhalb eines Zeitraums: [dieser | nächster | voriger | erster | letzter] [Tag | Montag bis Sonntag] [in diesem | im nächsten | im vorigen] [Monat | Januar bis Dezember] um [Uhrzeit] + [Anzahl] [Einheit]

Als Einheit stehen jeweils Minute, Stunde, Tag, Woche, Monat und Jahr zur Verfügung.

Unterhalb der Auswahl zeigt Ihnen "Berechnetes Datum" an, welcher Zeitpunkt sich daraus aktuell ergibt. So prüfen Sie Ihre Einstellung direkt.

Ein berechnetes Datum eignet sich für wiederkehrende Auswertungen. Sie hinterlegen die Regel einmal, und der Bericht verschiebt seinen Zeitraum anschließend automatisch mit.

Beispiel: Mit "letzter Freitag in diesem Monat" werten Sie jeden Monat automatisch bis zum letzten Freitag aus, ohne das Datum je wieder anzufassen.

Benutzergruppen

Wählen Sie in der Liste die Benutzergruppen aus, die ausgewertet werden sollen. Dabei helfen Ihnen:

• "Alle auswählen" und "Alle abwählen" für die gesamte Liste,

• das Feld "Suchen...", um eine bestimmte Gruppe zu finden,

• die Filter-Schaltfläche rechts neben dem Suchfeld.

Zusätzlich steht die Option "Benutzergruppe des eingeloggten Benutzers miteinbeziehen" zur Verfügung. Damit wird zusätzlich zu den ausgewählten Benutzergruppen die Benutzergruppe des jeweils eingeloggten Benutzers im Bericht berücksichtigt.

Die Option "Benutzergruppe des eingeloggten Benutzers miteinbeziehen" ist praktisch für Berichte, die viele Filialen gemeinsam nutzen: Jeder Anwender sieht dann automatisch auch die Daten seiner eigenen Gruppe, ohne dass Sie je Filiale einen eigenen Bericht anlegen müssen.

Aufgabenstatus

Über den Bereich Aufgabenstatus schränken Sie die Auswertung auf bestimmte Status ein. Setzen Sie den Haken bei den Status, die im Bericht erscheinen sollen:

• Offen

• In Bearbeitung

• Verspätet in Bearbeitung

• Erledigt

• Verspätet erledigt

• Verpasst

• Abgelehnt

Eine Einschränkung auf Verpasst und Verspätet erledigt eignet sich gut für einen Bericht, der gezielt Auffälligkeiten sichtbar macht, statt alle Ausführungen aufzulisten.

Einstellungen

Über die Einstellungen steuern Sie, welche Zuweisungen und Ausführungen der Bericht berücksichtigt. Auch hier lässt sich jede Option gegen Änderungen durch den Anwender sperren.

• Gelöschte Zuweisungen anzeigen: Ob bereits gelöschte Aufgabenzuweisungen im Bericht berücksichtigt werden sollen.

• Ausführungen gelöschter Benutzer anzeigen: Zeigt Ausführungen gelöschter Benutzer an, unabhängig davon, ob diese vor der Löschung aktiviert oder deaktiviert waren.

• Ausführungen deaktivierter Benutzer anzeigen: Zeigt Ausführungen deaktivierter, aber nicht gelöschter Benutzer an. Gelöschte Benutzer werden ausschließlich über die separate Option berücksichtigt.

• Offene Aufgabenzuweisungen vor dem Berichtszeitraum berücksichtigen: Bestimmt, wie weit vor dem Berichtsbeginn offene Aufgabenzuweisungen zusätzlich berücksichtigt werden.

Sobald Sie "Offene Aufgabenzuweisungen vor dem Berichtszeitraum berücksichtigen" aktivieren, erscheinen zwei zusätzliche Felder: ein Zahlenfeld für die Anzahl und ein Auswahlfeld für die Einheit. Zur Auswahl stehen Minute(n), Stunde(n), Tag(e), Woche(n), Monat(e) und Jahr(e). Voreingestellt ist 1 Monat.

Deaktivierte und gelöschte Benutzer werden getrennt gesteuert. So werten Sie zum Beispiel ehemalige Mitarbeiter gezielt mit aus oder lassen sie bewusst weg, ohne die jeweils andere Gruppe zu beeinflussen.

Warum der Rückblick-Zeitraum sinnvoll ist: Ohne diesen Zeitraum berücksichtigt der Bericht nur Zuweisungen, die im Berichtszeitraum erstellt, ausgeführt oder fällig werden. Ältere, noch offene Zuweisungen fließen dann nicht ein. Sehr alte offene Zuweisungen werden nicht mehr unbegrenzt einbezogen, damit auch umfangreiche Berichte zuverlässig laden. Über den Rückblick-Zeitraum bestimmen Sie gezielt, wie weit der Bericht zurückblicken soll.